Comissão de implantação do Processo Eletrônico Nacional na Unilab durante visita à UFC. Foto: acervo pessoal.

O decreto nº 8539, de 08 de outubro de 2015, dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo nos órgãos e entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional.

Atendendo ao decreto, a Unilab formou comissão responsável pela elaboração de um plano de implementação do sistema, a partir do desenvolvimento de estudos acerca de riscos e benefícios envolvidos na implantação, tomando por base um comparativo entre o sistema atual utilizado na instituição (Sipac) e outros, que possam atender melhor às necessidades, considerando realidade e definições estratégicas da universidade.

No último dia 20, a comissão realizou visita técnica ao setor de arquivo e protocolo da Universidade Federal do Ceará (UFC) e participou de reunião com a comissão de implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) da instituição.

De acordo com Rita Mendonça, arquivista da Unilab e presidente da Comissão, a intenção ao implantar o processo eletrônico nacional é assegurar eficiência e eficácia nas ações governamentais, utilizando meios eletrônicos na realização de processos eletrônicos administrativos. “O PEN pode garantir segurança, transparência e economicidade, com uma gestão documental eficiente, contribuindo para ampliar a sustentabilidade ambiental com o uso da tecnologia da informação e comunicação. Dessa forma, pode facilitar o acesso do cidadão às instâncias administrativas e, assim, atender ao propósito de possuir elementos que garantam a disseminação da informação com  celeridade, segurança e confiabilidade, para os usuários internos e externos da instituição”, afirmou.

A comissão observa, quanto à gestão documental, os artigos 16 e 18 do decreto, que dizem: “Os documentos que integram os processos eletrônicos deverão ser classificados e avaliados, conforme legislação em vigor” (artigo 16) e “Os órgãos ou as entidades deverão estabelecer políticas, estratégias e ações que garantam a preservação de longo prazo, o acesso e uso contínuo dos documentos digitais” (artigo 18).