O Curso de Mapeamento de Processos de Negócios com uso do Business Process Management (BPM), teve a primeira etapa de implantação do processo eletrônico no sistema (Sis) na Unilab no final de janeiro, com ministração da atividade pela Comissão de Implantação do Processo Eletrônico (Cipe) visando o atendimento ao que dispões o Decreto nº 8.539 de 08 de outubro de 2015, sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional:

A Unilab adotou o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), como a solução de processo eletrônico mais adequada para atender às suas demandas, internas e externas, após visita técnica realizada à Universidade Federal do Ceará (UFC), ora em fase de implantação do sistema SEI e no Instituto Federal da Bahia (IFBA), no qual o SEI já está em utilização há mais de um ano.

Servidores da Unilab em capacitação do sistema eletrônico de mapeamento de processos.

Atualmente, passamos pela terceira onda de desenvolvimento estrutural de trabalho e utilização de equipamentos com a gestão de informação. A partir do início do século XX, as empresas e instituições de diversos segmentos organizacionais que se utilizam da tecnologia, estão seguindo o pensamento Lean que visa eliminar as atividades desnecessárias, preservar e aumentar aquelas que criam valor para o cliente. Assim, esse método apresentado no curso objetiva para mapear e modelar os processos das organizações, sejam privadas ou públicas.

Curso de Mapeamento de Processos de Negócios

O objetivo da ministração do curso na Unilab, segundo a comissão, foi capacitar os servidores quanto à modelagem de processos, de negócios, com vistas a atuarem na melhoria dos processos de sua unidade, de modo a contribuir com uma gestão mais desafiadora, no que se refere ao alinhamento entre as estratégias e ganhos de produtividade. Essa atividade apoiará a implantação do Processo Eletrônico.

“A pretensão é que os servidores atuem como multiplicadores no seu ambiente de trabalho, já familiarizados com os meios necessários à padronização e formalização dos fluxos, como o devido mapeamento de seus processos de trabalho de forma a identificar se há necessidade de melhorias nesses fluxos, traduzidos para o meio eletrônico, além de proporcionar uma visão geral dos processos da organização para um posterior diagnóstico. Indicando desta forma, os pontos passíveis de ajuste e permitirá o redesenho mais adequado dos fluxos de trabalho da organização, que constitui fase preparatória para a implantação do SEI”, declarou Rita Mendonça, presidente da Comissão de Implantação do Processo Eletrônico (Cipe).

Após esta etapa de capacitação, a comissão encaminhará a solicitação formal via memorando a todas as unidades de lotação dos facilitadores envolvidos, os quais deverão realizar o levantamento dos tipos de processos e os respectivos mapeamentos. Segundo a comissão, o mapeamento será realizado tendo como base a situação atual dos processos, além da parametrização do SEI, com os devidos códigos de classificação de documentos que apoiará a gestão documental na instituição e, paralelamente, a implantação do piloto.

A comissão define que os resultados são de médio e longo prazo, já que contribuirão para o desenvolvimento e mudança da cultura organizacional da Unilab, voltada para a gestão de processos e adequação dos processos ao meio eletrônico.

Equipe de funcionários em capacitação pela SEI!

Programa SEI

Segundo o Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, o software Sistema Eletrônico de Informações (SEI!) é disponibilizado como Software de Governo mediante celebração de acordo de cooperação com o Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão. Foi desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), trantando-se de um sistema de gestão de processos e documentos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho, tendo como principais características a libertação do paradigma do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real.

Business Process Management (BPM)

BPM é uma abordagem de gerenciamento adaptável que visa integrar os objetivos e estratégias de uma organização às reais necessidades de seus clientes, através da gestão contínua dos processos de negócio ponta a ponta ao longo das funções de negócio. Tem o objetivo de desenvolver e realizar a gestão dos processos de negócio de forma flexível e eficaz para entregar valor ao cliente, tendo como suporte a tecnologia e seus avanços. (Fonte: BPM CBOK Versão 3.0)