A Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI) divulga Manual de boas práticas de uso do e-mail institucional da Unilab, com objetivo de apresentar alguns conceitos e dicas que podem ajudar o usuário a obter o melhor proveito possível deste recurso.

• Confira também a Resolução CONAD/Unilab 01/2021 de 25 de outubro de 2021,que aprova as normas e diretrizes de utilização do serviço de correio eletrônico institucional da Unilab.

O serviço de correio eletrônico institucional da Unilab tem como finalidade o envio e recebimento eletrônico de mensagens e documentos que estejam relacionados com os interesses institucionais, e em conformidade com o Código de Ética do Serviço Público Federal e com a legislação vigente.

Entre as vedações que constam na Resolução acima  estão a utilização do serviço para distribuição de mensagens que não sejam de estrito interesse institucional e a realização de quaisquer outras atividades, através do correio eletrônico institucional da Unilab, que possam afetar de forma negativa a instituição, funcionários ou terceiros.

Ainda segundo a Resolução, serão disponibilizados dois tipos de listas de correio eletrônico para os usuários do serviço de e-mail da Unilab:

1- lista de aviso – destinadas ao envio de mensagens institucionais unidirecionais por parte da Administração da Unilab;

2- lista de discussão – destinadas para envio de mensagens por todos os seus membros, sendo facultativa a participação na lista.

A decisão de criação ou extinção das listas de aviso e discussão será realizada pelo Comitê de Governança Digital (CGD).

Manual

Segundo aponta o Manual, é  importante que o e-mail institucional seja utilizado para toda e qualquer comunicação necessária das atividades internas e externas da Unilab, restringindo-se o emprego de contas pessoais para esse fim. O redirecionamento dos e-mails institucionais para contas pessoais deve ser evitado. O e-mail tem a função de permitir a comunicação de assuntos que não precisam ser resolvidos imediatamente.

Seguem algumas dicas de uso do e-mail institucional , propostas pelo Manual:

1. Use somente para fins profissionais;
2. Cuidado no compartilhamento das contas setoriais;
3. Não compartilhe sua senha, pois a conta é pessoal e intransferível;
4. Não redirecione o e-mail institucional para uma conta pessoal;
5. Envie e-mail somente para as pessoas realmente envolvidas no assunto da mensagem;
6. Se o assunto começar a ser motivo de várias trocas de e-mail, prefira fazer uma reunião;
7. Confira se os anexos estão corretos em relação ao assunto.

Sobre o uso do e-mail institucional para enviar informações gerais e comunicações institucionais, o Manual aponta que isso deve ser feito pela  Secretaria de Comunicação Institucional (Secom) da Unilab, conforme regras internas deste setor. Evite enviar informações institucionais para grupos sem a participação da Secom.

Vale lembrar, ainda, que o e-mail institucional possui um serviço de armazenamento em nuvem. É importante que seja utilizado, com moderação, para armazenamento de arquivos essenciais no trabalho em grupo ou que seja necessário o compartilhamento.