A Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura, através do Serviço de Arquivo, Gestão da Informação e Memória (Sagim/Proadi), iniciou, na última semana, o tratamento arquivístico dos assentamentos individuais dos acadêmicos da Unilab, em atendimento ao que determina a Portaria N° 360 de 18 de maio 2022, do Ministério da Educação, que dispõe sobre a obrigatoriedade da geração de documentos acadêmicos sem suporte físico e a conversão do acervo acadêmico das Instituições do Ensino Superior (IES) para o meio digital.

A ação é coordenada pelo arquivista e gerente do Sagim, Francisco Sávio, além da realização e colaboração de estagiários e servidores da Secretaria de Registro e Controle Acadêmico (SRCA), responsável e gerenciadora do acervo acadêmico.

Conforme informou Francisco Sávio: 

“… toda a documentação está passando por higienização, organização seguindo as normas arquivísticas e digitalização dentro de padrões, como por exemplo o formato PDF/A e reconhecimento óptico de caracteres (OCR). A previsão de conclusão das primeiras etapas, higienização e organização, é dezembro de 2022”

Em paralelo aos trabalhos, a equipe do Sagim iniciou, também, a transferência e recolhimento da documentação atualmente arquivada nos espaços administrativos disponíveis na universidade. Esta documentação será disponibilizada no Arquivo Central, localizada no Campus Auroras, em Redenção/CE. Toda a documentação passa pelas mesmas etapas, higienização, organização e digitalização, quando necessárias. Dessa forma, será possível a obtenção de mais espaço físico nos ambientes administrativos e acadêmicos da universidade.

Quais os benefícios de aplicar a Portaria Nº 360 do MEC?

Ao digitalizar os novos documentos, a IES podem garantir que todo o acervo esteja em meio digital, e isso, pode facilita a gestão e localização dos documentos no acervo; Traz mais agilidade ao dia a dia dos funcionários da instituição; Elimina o uso de papel; Reduz custos; Traz mais segurança tanto para a conservação dos documentos quanto para a proteção em relação aos dados dos alunos.

Outras informações e orientações com solicitação de atendimento ao Sagim pelos contatos: e-mail  (sagim@unilab.edu.br) ou telefones: (85) 3332 6204 e 3332 6209.