As unidades (Ceará e Bahia) da Universidade da Integração Internacional da Lusofonia Afro-Brasileira (Unilab) utilizam-se dos serviços da Google – o conjunto de ferramentas e serviços gratuitos adaptados para instituições de ensino em todos os níveis (Google Workspace for Education Fundamentals). Além da oferta das ferramentas: Meu Drive, Google Gmail, Google Fotos e drives compartilhados, estão disponíveis, também: Google Sala de Aula, Meet, Documentos, Formulários e Chat, tendo a capacidade total de 100 terabytes para a assinatura do Google para toda a Unilab.

Diante da quantidade de contas que utilizam-se dos serviços da Google, a Unilab já estava utilizando 98,24 terabyte, conforme contatou o estudo realizado pela equipe da Divisão de Infraestrutura, Segurança da Informação e Redes (DISIR), vinculada à Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI/Unilab).

Segundo o Relatório produzido pela DISIR/DTI, verificou-se que, mais de 70% das contas ativas utilizam, até 20 GB de armazenamento, o que ajudou a definir a estratégia de limites das contas institucionais. Hoje, a utilização está em 99,03% da disponibilidade.

A Portaria tem a intenção de manter disponíveis os recursos do pacote de ferramentas do Google Workspace For Education Fundamentals, indispensáveis nas atividades acadêmicas e administrativas. As cotas de armazenamento foram fruto do estudo efetuado pela DISIR/DTI, onde verificou-se que mais de 70% dos usuários não terão nenhum impacto, porém, o uso descontrolado de usuários pode comprometer os serviços.

Para se ter uma ideia das cotas de armazenamento que serão aplicadas, em outras instituições as cotas definidas estão entre 5 GB a 15 GB para servidores e de 1 GB a 5 GB para discentes, conforme explicou o diretor da DTI/Unilab, Giancarlo Vecchia – cientista da computação e pós-graduado em Tecnologia de Redes de Computadores.

“O objetivo é manter o serviço e destinar o recurso de forma equilibrada, tanto para servidores, discentes e unidades administrativas” – Giancarlo Vecchia

Conforme a Portaria DTI/Unilab nº 03/2023, a qual dispõe da regulamentação do uso do serviço de armazenamento de dados em nuvem dos serviços Google Workspace da Unilab, as capacidades que estarão sendo configuradas, são: 

Nas contas de unidades organizacionais – 200 gigabytes para Meu Drive + Google Gmail + Google Fotos e 100 gigabytes para Drives Compartilhados; Nas contas de servidores e colaboradores terceirizados – 25 gigabytes para Meu Drive + Google Gmail + Google Fotos; e  nas contas de discentes – 20 gigabyte para Meu Drive + Google Gmail + Google Fotos.

Observações em destaque

O tempo estimado para adequação na abrangência dos serviços são de até 60 dias, prazo iniciado após publicação da portaria DTI nº 03/2023 no Boletim de Serviços da Unilab.

Os usuários sentirão mudança no sentido de organização. Percebe-se que as unidades poderão utilizar 300 Gb. Neste sentido, será conveniente que as unidades separem os arquivos do setor, dos arquivos dos servidores. De forma geral, o servidor terá mais espaço pois todo o conteúdo gerado dos setores estarão nos drives setoriais e compartilhados.

Consulte você mesmo:

– Como é possível saber a capacidade utilizada atualmente do serviço acessando? Verifique acessando ao link https://drive.google.com/settings/storage.

– Analisar e excluir arquivos grandes ou desnecessários, acessando https://drive.google.com/drive/quota; e

– Como gerenciar os arquivos no Google Drive, acessando https://support.google.com/mail/answer/6374270.