Em ofício expedido neste mês de abril, o Tribunal de Contas da União (TCU) parabeniza a Universidade da Integração Internacional da Lusofonia Afro-Brasileira (Unilab) por atingir objetivos almejados sobre processos eletrônicos e transparência. “Consoante as informações apresentadas pela entidade e verificadas pelo Tribunal, todos os novos autos vêm sendo autuados em formato eletrônico e existe ferramenta de pesquisa pública do teor dos processos”, informa o documento, acrescentando ainda que, com relação à universidade, encerra-se o monitoramento do Tribunal quanto ao atendimento do Acórdão 484/2021-TCU-Plenário.

No final de 2019, a Unidade de Auditoria Especializada em Educação, Cultura, Esporte e Direitos Humanos (AudEducação), do TCU, realizou auditoria com o objetivo de avaliar a implementação do processo eletrônico nas 110 Instituições Federais de Ensino (IFEs) vinculadas ao Ministério da Educação.

Avaliou-se a implantação do processo eletrônico, o grau de implementação, eventuais dificuldades, benefícios gerados e a disponibilização de ferramentas de transparência ativa para acesso aos autos administrativos por usuários externos, o que deve ser possível mesmo sem cadastro, autorização ou utilização de login e senha pelo usuário, observada a classificação de informações sob restrição de acesso, nos termos da Lei de Acesso à Informação (Lei n° 12.527/2011).

Assim, foram expedidas determinações e recomendações direcionadas às IFEs, cujo cumprimento foi monitorado durante o ano de 2022. Após o monitoramento, o TCU proferiu o Acórdão 301/2023-TCU-Plenário, no qual considera que a Unilab cumpre o esperado.

Inclusive, no campo da implementação e do funcionamento dos sistemas eletrônicos de gestão de processos, a Unilab, de acordo com o TCU, encontra-se entre as IFEs que se destacam positivamente, atendendo a 11 dos 13 requisitos que proporcionaram a implementação do meio eletrônico para a realização de processo administrativo. Junto à Unilab, o TCU destaca ainda UNB, UFMT, UFMS, UFRO, UFTPR, UFES, UFU, UFMG, UFG, UFCG, UFFS, IFRJ, IFPA, IFES e IFAC.

“O destaque positivo é um sinal claro para nossa comunidade e para todos no país que o compromisso adotado pela integridade, governança e transparência tinha que ser uma prioridade. O papel da gestão é fortalecer as unidades de controle, dando-lhes autonomia para garantir que a administração pública seja com idoneidade. O empenho de todos da Unilab fica agora reconhecido no Brasil inteiro”, pontuou o reitor da universidade, Roque Albuquerque.

O presidente do Comitê do SEI e pró-reitor de Administração e Infraestrutura da Unilab, John Wesley, reforça o ganho em eficiência e economia na logística de processos administrativos após a implantação do sistema.

Agora, o Comitê Gestor do SEI iniciou o procedimento de atualização da versão do sistema que é utilizada pela universidade e pretende disponibilizar a nova versão à comunidade acadêmica ainda no primeiro semestre de 2023. “Entre as inovações, serão implementados módulos que permitirão a integração do SEI com outras plataformas governamentais, como o Compras Contratos, sistema utilizado para gestão contratual que disponibiliza informações sobre os contratos administrativos da Unilab”, informa Wesley.

Auditoria interna da Unilab

Em 2022, foi realizada uma auditoria interna na Unilab com o objetivo de avaliar o cumprimento do Acórdão 484/2021. A conclusão geral quanto à avaliação consta no Relatório da Auditoria Interna sobre Acórdão 484/2021 TCU e aponta para o atendimento de forma satisfatória das determinações do acórdão. “(…) com a devida implementação de meio eletrônico para a realização de processo administrativo e autuação de novos processos em formato digital; e a disponibilização para consulta pública do inteiro teor dos documentos e processos eletrônicos administrativos”, informa o documento.

O auditor interno Marcondes de Souza ressalta que os usuários externos conseguem acessar os processos administrativos por meio da ferramenta de pesquisa pública a partir do link Pesquisa Pública – Sei Unilab. Por meio do site da Unilab, o usuário externo chega ao link do módulo de pesquisa pública. O relatório de auditoria detalha como o usuário consegue chegar no módulo (ver questão de auditoria no item 2.3).

“A Unilab cumpre as determinações do Acórdão 484/2021 TCU e promove a transparência ativa, que é a divulgação de informações por iniciativa do próprio órgão público, sem que se tenha sido solicitado pelo cidadão”, destaca o auditor interno.

Histórico

O uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional tornou-se obrigatório com o Decreto 8.539, de 8/10/2015. A implantação de um sistema de processo eletrônico pressupõe ganhos de eficiência, economia, segurança, transparência, acesso e sustentabilidade ambiental.

A implementação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na Unilab teve início em 2017, com a escolha e atuação da comissão de implantação do SEI.

SEI

O SEI é uma plataforma desenvolvida e mantida pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) e abrange vários módulos e funcionalidades. Ele é cedido gratuitamente para instituições públicas, mediante a assinatura de Acordo de Cooperação Técnica (ACT). O TRF4 disponibiliza a propriedade intelectual dos códigos-fonte e todos os dados, documentos e elementos de informação pertinentes à tecnologia de concepção, manutenção e atualizações. As melhorias do SEI são feitas tanto pelo próprio TRF4 quanto pelos demais órgãos que usam o sistema. Entretanto, os aprimoramentos desenvolvidos pelos diversos órgãos são consolidados, testados, validados e só então distribuídos pelo TRF4, garantindo, assim, que todas as entidades da administração pública possuam sempre a mesma versão do software.

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