Universidade da Integração Internacional da Lusofonia Afro-Brasileira
Universidade Brasileira alinhada à integração com os países membros da Comunidade dos Países de Língua Portuguesa (CPLP)

Unilab tem avaliação positiva do TCU nos requisitos de implementação o Sistema Eletrônico de Informações (SEI)

Data de publicação  19/05/2021, 10:36
Postagem Atualizada há 4 semanas
Saltar para o conteúdo da postagem

Com apenas 10 anos de criação, em 20 de julho de 2010 (Lei Federal nº 12.289), a Universidade da Integração Internacional da Lusofonia Afro-Brasileira (Unilab) baseia-se constantemente pelas legislações na gestão, controle, fiscalização, atuação, entre outras ações, junto aos órgão públicos federais responsáveis, almejando ser uma universidade atualizada com as tecnologias digitais nos processos e atividades.

No campo da implementação e o funcionamento dos sistemas eletrônicos de gestão de processos, conforme apresentou o Acordão nº 484/2021, do Tribunal de Contas da União (TCU), a Unilab encontra-se entre as Instituições Federais de Ensino, vinculadas ao Ministério da Educação (IFEs/MEC), que destaca-se positivamente, atendendo a 11 dos 13 requisitos que proporcionou a implementação do meio eletrônico para a realização de processo administrativo, de modo que os novos autos sejam autuados em formato digital, nos termos do Decreto 8.539/2015 e da Portaria MEC 1.042/2015. A implementação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na Unilab teve início já em 2017, com a escolha e atuação da comissão de implantação do SEI.

Neste documento, o TCU determinou que, independentemente da plataforma utilizada, as IFEs adotem as providências para que seja possível a consulta pública do inteiro teor dos documentos e processos eletrônicos administrativos. Isso deve ser possível mesmo sem cadastro, autorização ou utilização de login e senha pelo usuário, observada a classificação de informações sob restrição de acesso, nos termos da Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/2011).

Tão logo chegou à universidade, em 2017, Leonardo Teixeira Ramos, auditor federal de controle interno da Controladoria Geral da União (CGU) cedido à Unilab, e, posteriormente, empossado como pró-reitor de Administração (Proad/Unilab), percebeu a necessidade da implantação de um processo digital para promove a eficiência administrativa, celeridade e agilidade nos processos tão imprescindíveis.

“O ganho que tivemos com relação aos trâmites, a exemplo que tínhamos com o Campus dos Malês, na Bahia, é imensurável. O sistema digital veio para conseguir dar a resposta aos seus usuários, que a Administração Pública precisa. Os recursos que o sistema nos traz, facilita e nos dá uma eficiência sem igual. O SEI veio para ficar. Além do ganho quanto a agilidade processual, tem um propósito ambiental, acabando com o uso e manuseio do papel, economizando recursos naturais”, esclareceu o pró-reitor, Leonardo.

No contexto da Pandemia da Covid-19, desde o início de 2020, “termos partido na frente foi uma grande vantagem, um ganho. Porque já estávamos com todo o SEI implementado, viabilizando e facilitando nosso trabalho remoto”, assim explicou Leonardo.

A Acessibilidade, realizada totalmente pela Web, permitindo o acesso de qualquer local que tenha ponto de internet e independência da plataforma de acesso; a Agilidade, proporcionando a tramitação de um processo em vários setores ao mesmo tempo – com áreas e finalidades diversas, desde os processos firmado com empresas externas, envio de documentações pessoais de servidores até os acompanhados pelos órgãos ligados à fiscalização e análise de documentos oficiais.

Início do processo

A Proad e a Comissão de Implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) coordenaram o encontros do curso de capacitação presencial no curso do SEIUsar, nas unidades do Ceará e da Bahia. O treinamento, voltado aos  servidores e colaboradores da Unilab, teve como objetivo disseminar o sistema e proporcionar atividades práticas para fixar sua operacionalização.

A primeira etapa de implementação do SEI teve início em março de 2018, com a inclusão de processos eletrônicos referentes aos processos de solicitação de diárias e passagens e solicitação de veículos oficiais.  Atualmente, grande parte das atividades já estão disponíveis no SEI.

Para Giancarlo Vecchia, o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), sistema gratuito hospedado em nossos servidores, “traz uma série de benefícios à instituição e destacamos agilidade na tramitação de processos, economia de recursos, espaço, tempo e eliminação de tarefas repetitivas, proteção contra perdas e avarias dos processos, facilidade na localização, visualização e acesso aos processos de capacitação presencial no curso do SEIUsarssos internos principalmente transparência do andamento dos processos, atendendo a Lei de Acesso à Informação“, esclareceu o diretor da Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI/Unilab).

A DTI/Unilab , responsável pela administração do SEI, participou da comissão de implantação através dos servidores Michel Pereira Machado e Francisco Oton Pinheiro Neto e, no momento, tem atuado na manutenção dos recursos necessários para utilização do SEI, além de ser membro do Comitê Gestor, sob portaria da Proad.

Quanto a viabilidade dos trabalhos, Antônio Adriano Nascimento, superintendente da Gestão de Pessoas (SGP/Unilab), revelou que o SEI inovou a questão dos processos administrativos e dos fluxos internos na Unilab. Os custos financeiros dispendidos com o envio dos processos físicos à outra unidade da Unilab, em São Francisco do Conde/Bahia, eram corriqueiros, além de causar o atraso nas análises administrativas, o tramite do reenvio dependia do prazo estabelecido pelo serviço postal oficial.

Para Adriano Nascimento, o serviço do SEI tem sido fundamental para as atividades de trabalho remoto, principalmente nesse período da Pandemia. “Por já está implantado, conseguimos dar continuidade aos processos administrativos. De modo especial, a SGP também contribuiu para a utilização do SEI. Foi incluído, sob aspecto de arquivo, cursos de preparação e capacitação de seus funcionários para utilização, de forma eficiente, da ferramenta.

Gestão Documental

A Gestão de Pessoas é um dos setores que mais produz processos e que possui muitos modelos de formulários, estes que integram os seus diversos tipos de processos, portanto, um dos grandes desafios para a comissão na época.

“Fui convidada a integrar a equipe da SGP para implantar o Assentamento Funcional Digital (AFD), em 2018. Chegando lá, tomamos uma decisão estratégica de primeiramente concluir a implantação do SEI, assim o fizemos. Houve treinamentos internos e muito dialogo com as divisões e seções da universidade, já que se tratava de uma considerável mudança de cultura. Todos se empenharam, inclusive o superintendente da SGP, e assim conseguimos cumprir o cronograma estabelecido pela comissão, com antecedência de 30 dias, da implantação total do SEI na Unilab”, relatou, Irany Rodrigues Barbosa, técnica em Arquivo e atual gerente da Divisão de Arquivo e Protocolo (DIARP/Gabinete da Reitoria), que atua na comissão desde o início da implantação do SEI.

Treinamento do SEI com os servidores da SGP (2018), participação do assistente administrativo, Rogério Nascimento (in memoriam), terceiro da direita para esquerda.

Sobre o SEI

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é um sistema de gestão de processos e documentos arquivísticos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho. Uma das suas principais características é a libertação do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real.

O SEI é um dos produtos do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da Administração Pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos. 

Matérias relacionadas: Comissão estuda implantação do Processo Eletrônico Nacional na Unilab (2017), Inscrições abertas para curso de capacitação do SEI no Campus dos Malês (2018), Implementação total dos sistemas de protocolo via SEI ocorre em 1º de julho (2019) e Serviço de Acordos de Cooperação e Convênios da Unilab disponibilizará a assinatura eletrônica de convênios, acordos e outros ajustes através do SEI (2020).

Categorias
Palavra-chave

CONTEÚDO RELACIONADO