Com apenas 10 anos de criação, em 20 de julho de 2010 (Lei Federal nº 12.289), a Universidade da Integração Internacional da Lusofonia Afro-Brasileira (Unilab) baseia-se constantemente pelas legislações na gestão, controle, fiscalização, atuação, entre outras ações, junto aos órgão públicos federais responsáveis, almejando ser uma universidade atualizada com as tecnologias digitais nos processos e atividades.

No campo da implementação e o funcionamento dos sistemas eletrônicos de gestão de processos, conforme apresentou o Acordão nº 484/2021, do Tribunal de Contas da União (TCU), a Unilab encontra-se entre as Instituições Federais de Ensino, vinculadas ao Ministério da Educação (IFEs/MEC), que destaca-se positivamente, atendendo a 11 dos 13 requisitos que proporcionou a implementação do meio eletrônico para a realização de processo administrativo, de modo que os novos autos sejam autuados em formato digital, nos termos do Decreto 8.539/2015 e da Portaria MEC 1.042/2015. A implementação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na Unilab teve início já em 2017, com a escolha e atuação da comissão de implantação do SEI.

Neste documento, o TCU determinou que, independentemente da plataforma utilizada, as IFEs adotem as providências para que seja possível a consulta pública do inteiro teor dos documentos e processos eletrônicos administrativos. Isso deve ser possível mesmo sem cadastro, autorização ou utilização de login e senha pelo usuário, observada a classificação de informações sob restrição de acesso, nos termos da Lei de Acesso à Informação (Lei 12.527/2011).

Tão logo chegou à universidade, em 2017, Leonardo Teixeira Ramos, auditor federal de controle interno da Controladoria Geral da União (CGU) cedido à Unilab, e, posteriormente, empossado como pró-reitor de Administração (Proad/Unilab), percebeu a necessidade da implantação de um processo digital para promove a eficiência administrativa, celeridade e agilidade nos processos tão imprescindíveis.

“O ganho que tivemos com relação aos trâmites, a exemplo que tínhamos com o Campus dos Malês, na Bahia, é imensurável. O sistema digital veio para conseguir dar a resposta aos seus usuários, que a Administração Pública precisa. Os recursos que o sistema nos traz, facilita e nos dá uma eficiência sem igual. O SEI veio para ficar. Além do ganho quanto a agilidade processual, tem um propósito ambiental, acabando com o uso e manuseio do papel, economizando recursos naturais”, esclareceu o pró-reitor, Leonardo.

No contexto da Pandemia da Covid-19, desde o início de 2020, “termos partido na frente foi uma grande vantagem, um ganho. Porque já estávamos com todo o SEI implementado, viabilizando e facilitando nosso trabalho remoto”, assim explicou Leonardo.

A Acessibilidade, realizada totalmente pela Web, permitindo o acesso de qualquer local que tenha ponto de internet e independência da plataforma de acesso; a Agilidade, proporcionando a tramitação de um processo em vários setores ao mesmo tempo – com áreas e finalidades diversas, desde os processos firmado com empresas externas, envio de documentações pessoais de servidores até os acompanhados pelos órgãos ligados à fiscalização e análise de documentos oficiais.

Início do processo

A Proad e a Comissão de Implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) coordenaram o encontros do curso de capacitação presencial no curso do SEIUsar, nas unidades do Ceará e da Bahia. O treinamento, voltado aos  servidores e colaboradores da Unilab, teve como objetivo disseminar o sistema e proporcionar atividades práticas para fixar sua operacionalização.

A primeira etapa de implementação do SEI teve início em março de 2018, com a inclusão de processos eletrônicos referentes aos processos de solicitação de diárias e passagens e solicitação de veículos oficiais.  Atualmente, grande parte das atividades já estão disponíveis no SEI.

Para Giancarlo Vecchia, o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), sistema gratuito hospedado em nossos servidores, “traz uma série de benefícios à instituição e destacamos agilidade na tramitação de processos, economia de recursos, espaço, tempo e eliminação de tarefas repetitivas, proteção contra perdas e avarias dos processos, facilidade na localização, visualização e acesso aos processos de capacitação presencial no curso do SEIUsarssos internos principalmente transparência do andamento dos processos, atendendo a Lei de Acesso à Informação“, esclareceu o diretor da Diretoria de Tecnologia da Informação (DTI/Unilab).

A DTI/Unilab , responsável pela administração do SEI, participou da comissão de implantação através dos servidores Michel Pereira Machado e Francisco Oton Pinheiro Neto e, no momento, tem atuado na manutenção dos recursos necessários para utilização do SEI, além de ser membro do Comitê Gestor, sob portaria da Proad.

Quanto a viabilidade dos trabalhos, Antônio Adriano Nascimento, superintendente da Gestão de Pessoas (SGP/Unilab), revelou que o SEI inovou a questão dos processos administrativos e dos fluxos internos na Unilab. Os custos financeiros dispendidos com o envio dos processos físicos à outra unidade da Unilab, em São Francisco do Conde/Bahia, eram corriqueiros, além de causar o atraso nas análises administrativas, o tramite do reenvio dependia do prazo estabelecido pelo serviço postal oficial.

Para Adriano Nascimento, o serviço do SEI tem sido fundamental para as atividades de trabalho remoto, principalmente nesse período da Pandemia. “Por já está implantado, conseguimos dar continuidade aos processos administrativos. De modo especial, a SGP também contribuiu para a utilização do SEI. Foi incluído, sob aspecto de arquivo, cursos de preparação e capacitação de seus funcionários para utilização, de forma eficiente, da ferramenta.

Gestão Documental

A Gestão de Pessoas é um dos setores que mais produz processos e que possui muitos modelos de formulários, estes que integram os seus diversos tipos de processos, portanto, um dos grandes desafios para a comissão na época.

“Fui convidada a integrar a equipe da SGP para implantar o Assentamento Funcional Digital (AFD), em 2018. Chegando lá, tomamos uma decisão estratégica de primeiramente concluir a implantação do SEI, assim o fizemos. Houve treinamentos internos e muito dialogo com as divisões e seções da universidade, já que se tratava de uma considerável mudança de cultura. Todos se empenharam, inclusive o superintendente da SGP, e assim conseguimos cumprir o cronograma estabelecido pela comissão, com antecedência de 30 dias, da implantação total do SEI na Unilab”, relatou, Irany Rodrigues Barbosa, técnica em Arquivo e atual gerente da Divisão de Arquivo e Protocolo (DIARP/Gabinete da Reitoria), que atua na comissão desde o início da implantação do SEI.

Sobre o SEI

O Sistema Eletrônico de Informações (SEI), desenvolvido pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4), é um sistema de gestão de processos e documentos arquivísticos eletrônicos, com interface amigável e práticas inovadoras de trabalho. Uma das suas principais características é a libertação do papel como suporte físico para documentos institucionais e o compartilhamento do conhecimento com atualização e comunicação de novos eventos em tempo real.

O SEI é um dos produtos do projeto Processo Eletrônico Nacional (PEN), iniciativa conjunta de órgãos e entidades de diversas esferas da Administração Pública, com o intuito de construir uma infraestrutura pública de processos e documentos administrativos eletrônicos. 

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