Divisão de Arquivo e Protocolo – DIARP
DIVISÃO DE ARQUIVO E PROTOCOLO – DIARP
- Gerenciar a preservação e o acesso aos documentos institucionais, promovendo a cultura da transparência e da gestão responsável da informação;
- Garantir a produção, a tramitação e a utilização de documentos, assegurando autenticidade, confiabilidade, integridade e acessibilidade;
- Assegurar o arquivamento, a transferência e o recolhimento de documentos, em conformidade com os prazos de guarda e a destinação final estabelecidos nas tabelas de temporalidade e demais normativos vigentes;
- Promover a difusão, a preservação e a valorização dos documentos arquivísticos e da memória institucional, incluindo ações de caráter educativo e cultural;
- Executar, no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), quando aplicável, atividades de recebimento, classificação, registro, distribuição, controle de tramitação, expedição e autuação de documentos e processos;
- Conferir, preparar e controlar a expedição e o recebimento de documentos físicos destinados às unidades administrativas e acadêmicas da UNILAB;
- Organizar, executar e supervisionar o serviço de coleta e transporte de documentos, assegurando sua distribuição e entrega interna e externa;
- Analisar, autorizar e gerenciar o acesso de pessoas físicas e jurídicas externas ao SEI, para fins de atuação e/ou consulta em processos específicos;
- Orientar sobre procedimentos padronizados de protocolo a serem observados na abertura, instrução e autuação de documentos e processos;
- Instruir processos e analisar a conformidade documental das solicitações de credenciamento de instituições não universitárias para fins de registro de diplomas externos.
Credenciamento de Instituições para Registro de Diplomas Externos
Publicação de Registro de Diplomas Externos
Contato:
E-mail: diarp@unilab.edu.br
Registro de Diploma Externo
E-mail: registroddexterno@unilab.edu.br
Telefone: +55 (85) 2222-0848
Endereço: Campus da Liberdade
Avenida da Abolição, 3 – Centro
CEP: 62.790-000
Redenção – CE – Brasil
SERVIÇO DE REGISTRO E EXPEDIÇÃO DE DOCUMENTOS – SEREX
- Gerenciar e operacionalizar os serviços de registro e expedição de documentos, internos e externos, nos sistemas de produção documental da UNILAB;
- Gerenciar os livros de registro de diplomas em sistema interno da Universidade;
- Registrar e expedir diplomas e certificados de alunos dos cursos de graduação e pós-graduação;
- Realizar análise e atualização de dados de discentes em sistema interno, referentes a diplomas e certificados de cursos de graduação e pós-graduação;
- Instruir processualmente e analisar a conformidade documental dos processos de credenciamento de instituições não-universitárias para registro de diplomas externos;
- Registrar e expedir diplomas digitais externos de instituições não-universitárias;
- Realizar análise e atualização de dados de discentes em sistema interno da Universidade, referentes a diplomas digitais externos de instituições não-universitárias;
- Publicar mensalmente relatório contendo o quantitativo de diplomas registrados e expedidos, disponibilizando-o no site da UNILAB e no Diário Oficial da União (D.O.U.).
Formulários para Diplomas e Certificados – UNILAB
Perguntas Frequentes (FAQ)
Cursos de Graduação
• Qual o prazo para entrega dos diplomas digitais de graduação?
De acordo com a Portaria MEC nº 1.095/2018, o prazo máximo é de 60 (sessenta) dias, contados a partir da data da colação de grau. Esse prazo pode ser prorrogado uma única vez, por igual período, mediante justificativa institucional.
• Qual o prazo para entrega de diplomas digitais urgentes?
O prazo mínimo é de duas semanas para disponibilização, mediante documentação comprobatória, podendo este prazo variar conforme a demanda e as agendas dos(as) responsáveis pela assinatura.
• É preciso solicitar o diploma após a colação de grau?
Não. Para formados(as) a partir de 2020, o prazo de emissão (60 + 60 dias) inicia-se automaticamente após a solenidade de colação.
• Concluí o curso é preciso comprovar a conclusão. O que fazer?
Até que o diploma esteja disponível, o(a) discente pode emitir a Certidão de Conclusão de Curso diretamente no SIGAA.
• A Unilab emite diplomas em inglês?
Não. Os diplomas são emitidos exclusivamente em língua portuguesa.
• A Unilab emite diplomas digitais?
Sim. Desde 2022, a Unilab passou a emitir apenas diplomas digitais, conforme as normas do MEC.
Os diplomas digitais seguem as disposições da Portaria MEC nº 1.095/2018, Portaria MEC nº 554/2019 e Portaria Unilab nº 648/2023.
• Ainda possuo diploma em papel. Posso plastificá-lo?
A plastificação não invalida o diploma, mas não é recomendada, pois:
– Dificulta a verificação dos itens de segurança do papel-moeda;
– Pode impedir anotações posteriores, como apostilamentos de habilitação.
Cursos de Mestrado e Especialização
• Onde retirar o diploma de mestrado ou certificado de especialização?
- Ceará: retirada na Sala do Protocolo/PROADI, no Campus da Liberdade;
- Bahia: diplomas enviados ao Campus dos Malês;
- Certificados de especialização: encaminhados às coordenações dos cursos, que realizam o envio aos polos correspondentes.
• Como saber se o diploma de mestrado está pronto para retirada?
Os nomes dos(as) alunos(as) são publicados na “Lista de Diplomas Prontos para Retirada – Ceará”, disponível nesta página.
• Concluí o curso é preciso comprovar a conclusão. O que fazer?
O(a) discente pode emitir a Certidão de Conclusão de Curso diretamente no SIGAA.
• Onde solicitar a 1ª via de diploma de mestrado ou certificado de especialização?
A solicitação deve ser feita nas coordenações dos respectivos cursos, com prazo de até 120 dias para emissão.
• Como solicitar a segunda via do diploma de mestrado ou certificado de especialização?
Envie e-mail para serex@unilab.edu.br, anexando o formulário próprio e a documentação necessária.
Prazo para emissão: até 120 dias.
Contato
Em caso de dúvidas, entre em contato:
serex@unilab.edu.br
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