Empréstimo de Equipamentos (Eventos)
O empréstimo de equipamentos para eventos deverá ser solicitado por meio da instrução, no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), de processo do tipo ‘Material: Aquisição por Empréstimo ou Cessão de Material Permanente’ e posterior inclusão do documento ‘Termo de Empréstimo de Equipamentos’.
Após instruído, o processo deverá ser enviado à Prefeitura do Campus onde o evento será realizado.
Regras para atendimento às solicitações:
- O Termo de Empréstimo de Equipamentos deverá ser assinado por servidor efetivo vinculado à instituição, podendo o mesmo indicar outra pessoa para ser coletor/restituidor dos equipamentos;
- O processo deverá ser enviado com antecedência mínima de 02 (dois) dias úteis do início do evento;
- Para empréstimos com ocorrência em mais de um período e/ou local de realização, anexar cronograma à solicitação, contendo a relação de equipamentos para cada período/local;
- Horário de atendimento para empréstimos: de 08h00 às 11h00 e de 13h00 às 16h30. Devolução após 16:30h somente ocorrerá a partir das 08:00h do dia útil seguinte;
- Alterações ou cancelamentos deverão ser comunicados, via e-mail contendo o número do processo, à Prefeitura do Campus, com antecedência mínima de 24 (vinte e quatro) horas;
- Caso haja a necessidade de serviços de capatazia, eletricista ou instalação de som/áudio, deverá ser feita a indicação no Termo de Empréstimo de Equipamentos;
- Após a realização do evento, será feita vistoria no(s) equipamento(s) pela Prefeitura do Campus, a fim de verificar a situação do(s) mesmo(s);
- Havendo quaisquer inconveniências quanto ao(s) item(s) emprestado(s), incluindo os horários de Coleta e Devolução, será gerada notificação e, dependendo do caso, poderá ser instruído(a) TCA e/ou sindicância.
A tramitação do processo ocorrerá conforme consta do Fluxo de Empréstimo de Equipamentos e da tabela de tarefas abaixo.
| Seq. | Atividade | Tarefa | Sistema / Documento | Responsável |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Instrui o processo no SEI. | O solicitante instrui processo no SEI do tipo ‘Material: Aquisição por Empréstimo ou Cessão de Material Permanente’ | SEI | Solicitante |
| 2 | Insere, preenche e assina Termo de Empréstimo de Equipamentos. | O solicitante insere, preenche e assina o documento ‘Termo de Empréstimo de Equipamentos’, enviando-o à Prefeitura do Campus. | SEI / Termo | Solicitante |
| 3 | Recebe e analisa o processo. | A Prefeitura do Campus recebe e analisa a conformidade do processo. | SEI | Prefeitura do Campus |
| 4 | Confirma atendimento à solicitação. | A Prefeitura do Campus envia correio eletrônico (e-mail) ao solicitante, confirmando o atendimento à solicitação. | SEI / E-mail | Prefeitura do Campus |
| 5 | Imprime Relatório de Uso de Equipamento. | A Prefeitura do Campus imprime o Relatório de Uso de Equipamento. | Relatório | Prefeitura do Campus |
| 6 | Realiza a coleta do(s) equipamento(s). | O colaborador responsável realiza a coleta do(s) equipamento(s), assinando o protocolo de retirada no Relatório. | Relatório | Solicitante (Responsável pela Coleta) |
| 7 | Realiza vistoria no(s) equipamento(s). | Após a realização do evento, a Prefeitura do Campus faz vistoria no(s) equipamento(s), verificando a situação do(s) mesmo(s) e anotando no Relatório. | Relatório | Prefeitura do Campus |
| 8 | Realiza devolução do(s) equipamento(s) | O colaborador responsável realiza a devolução do(s) equipamento(s), assinando o protocolo de restituição no Relatório. | Relatório | Solicitante (Responsável pela Devolução) |
| 9 | Insere Relatório no processo. | A Prefeitura do Campus insere e autentica o relatório no processo. | SEI / Relatório | Prefeitura do Campus |
| 10 | Inclui despacho de conformidade. | Caso não tenham sido identificadas inconformidades no empréstimo realizado, a Prefeitura do Campus inclui e assina despacho no processo, atestando sua conformidade. | Relatório | Prefeitura do Campus |
| 11 | Conclui o processo. | A Prefeitura do Campus conclui o processo na unidade. | SEI | Prefeitura do Campus |