Empréstimo de Equipamentos (Eventos)

O empréstimo de equipamentos para eventos deverá ser solicitado por meio da instrução, no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), de processo do tipo ‘Material: Aquisição por Empréstimo ou Cessão de Material Permanente’ e posterior inclusão do documento ‘Termo de Empréstimo de Equipamentos’.

Após instruído, o processo deverá ser enviado à Prefeitura do Campus onde o evento será realizado.

Regras para atendimento às solicitações:

  • O Termo de Empréstimo de Equipamentos deverá ser assinado por servidor efetivo vinculado à instituição, podendo o mesmo indicar outra pessoa para ser coletor/restituidor dos equipamentos;
  • O processo deverá ser enviado com antecedência mínima de 02 (dois) dias úteis do início do evento;
  • Para empréstimos com ocorrência em mais de um período e/ou local de realização, anexar cronograma à solicitação, contendo a relação de equipamentos para cada período/local;
  • Horário de atendimento para empréstimos: de 08h00 às 11h00 e de 13h00 às 16h30. Devolução após 16:30h somente ocorrerá a partir das 08:00h do dia útil seguinte;
  • Alterações ou cancelamentos deverão ser comunicados, via e-mail contendo o número do processo, à Prefeitura do Campus, com antecedência mínima de 24 (vinte e quatro) horas;
  • Caso haja a necessidade de serviços de capatazia, eletricista ou instalação de som/áudio, deverá ser feita a indicação no Termo de Empréstimo de Equipamentos;
  • Após a realização do evento, será feita vistoria no(s) equipamento(s) pela Prefeitura do Campus, a fim de verificar a situação do(s) mesmo(s);
  • Havendo quaisquer inconveniências quanto ao(s) item(s) emprestado(s), incluindo os horários de Coleta e Devolução, será gerada notificação e, dependendo do caso, poderá ser instruído(a) TCA e/ou sindicância.

A tramitação do processo ocorrerá conforme consta do Fluxo de Empréstimo de Equipamentos e da tabela de tarefas abaixo.


Seq.AtividadeTarefaSistema / DocumentoResponsável
1Instrui o processo no SEI.O solicitante instrui processo no SEI do tipo ‘Material: Aquisição por Empréstimo ou Cessão de Material Permanente’SEISolicitante
2Insere, preenche e assina Termo de Empréstimo de Equipamentos.O solicitante insere, preenche e assina o documento ‘Termo de Empréstimo de Equipamentos’, enviando-o à Prefeitura do Campus.SEI / TermoSolicitante
3Recebe e analisa o processo.A Prefeitura do Campus recebe e analisa a conformidade do processo.SEIPrefeitura do Campus
4Confirma atendimento à solicitação.A Prefeitura do Campus envia correio eletrônico (e-mail) ao solicitante, confirmando o atendimento à solicitação.SEI / E-mailPrefeitura do Campus
5Imprime Relatório de Uso de Equipamento.A Prefeitura do Campus imprime o Relatório de Uso de Equipamento.RelatórioPrefeitura do Campus
6Realiza a coleta do(s) equipamento(s).O colaborador responsável realiza a coleta do(s) equipamento(s), assinando o protocolo de retirada no Relatório.RelatórioSolicitante (Responsável pela Coleta)
7Realiza vistoria no(s) equipamento(s).Após a realização do evento, a Prefeitura do Campus faz vistoria no(s) equipamento(s), verificando a situação do(s) mesmo(s) e anotando no Relatório.RelatórioPrefeitura do Campus
8Realiza devolução do(s) equipamento(s)O colaborador responsável realiza a devolução do(s) equipamento(s), assinando o protocolo de restituição no Relatório.RelatórioSolicitante (Responsável pela Devolução)
9Insere Relatório no processo.A Prefeitura do Campus insere e autentica o relatório no processo.SEI / RelatórioPrefeitura do Campus
10Inclui despacho de conformidade.Caso não tenham sido identificadas inconformidades no empréstimo realizado, a Prefeitura do Campus inclui e assina despacho no processo, atestando sua conformidade.RelatórioPrefeitura do Campus
11Conclui o processo.A Prefeitura do Campus conclui o processo na unidade.SEIPrefeitura do Campus
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