Veículo Oficial
As solicitações de viagens com veículos oficiais da instituição deverão ser solicitadas por meio do Sistema Eletrônico de Informações (SEI), a partir da instrução de processo do tipo ‘Patrimônio: Solicitação de Veículo Oficial’ e posterior inclusão do documento ‘Solicitação de Veículo Oficial’, em consonância com o disposto na Portaria PROAD nº 23, de 28 de setembro de 2021.
O processo deverá ser enviado à Divisão de Transportes.
A tramitação ocorrerá conforme consta do Fluxo de Solicitação de Veículo Oficial e da lista de tarefas abaixo.
| Seq. | Atividade | Tarefa | Sistema / Documento | Responsável |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Instrui o processo no SEI. | O usuário solicitante instrui processo no SEI do tipo ‘Patrimônio: Solicitação de Veículo Oficial’. | SEI | Usuário |
| 2 | Insere formulário. | O usuário insere o documento do tipo ‘Solicitação de Veículo Oficial’, preenchendo-o, assinando-o e enviando-o à Divisão de Transportes. | SEI / Formulário | Usuário |
| 3 | Recebe o processo e analisa o pedido. | A Divisão de de Transportes recebe e analisa o processo. Caso contenha alguma não conformidade, o processo é devolvido à unidade requisitante, para correção. Caso haja necessidade de avaliação do pedido pela Coordenação de Serviços Operacionais, o processo é enviado à unidade, a qual, se for o caso, encaminhará à Pró-Reitoria de Administração para deliberação. | SEI / Formulário | DIVTRANS / CSO / PROAD |
| 4 | Envia processo à contratada / Dá feedback ao requisitante. | Caso a demanda seja autorizada, a Divisão de Transportes envia o processo à contratada. Caso a demanda não seja autorizada, a Divisão de Transportes dá feedback à unidade requisitante. | SEI / Formulário | DIVTRANS |
| 5 | Recebe e analisa solicitação. | A empresa contratada recebe o processo e analisa o pedido, verificando a disponibilidade de motorista e veículo. | Empresa contratada | |
| 6 | Dá feedback à DIVTRANS. | A empresa contratada dá feedback à Divisão de Transportes sobre a disponibilidade de motorista e veículo para atendimento à demanda. | Empresa contratada | |
| 7 | Confirma viagem / Dá feedback ao requisitante. | Caso haja a possibilidade de atender à demanda, a Divisão de Transportes envia confirmação de viagem ao requisitante. Caso não haja a possibilidade de atendimento, a Divisão de Transportes dá feedback ao requisitante. | SEI | DIVTRANS |
| 8 | Executar o serviço. | A empresa contratada executa a viagem solicitada. | – | Empresa contratada |
| 9 | Preenche e envia Relatório de Viagem. | A empresa contratada preenche e envia Relatório de Viagem à Divisão de Transportes, com os dados referentes ao serviço executado, incluindo controle de tráfego. | Relatório de Viagem / E-mail | Empresa contratada |
| 10 | Insere Relatório de Viagem. | A Divisão de Transportes insere o Relatório de Viagem enviado pela empresa contratada no processo. | SEI | DIVTRANS |
| 11 | Conclui o processo. | A DIVTRANS conclui o processo. | SEI | DIVTRANS |