Divisão de Patrimônio – DP
Atribuições
Divisão de Patrimônio – DP
- Realizar a gestão de contratos de fornecimentos sob responsabilidade da Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura, no âmbito de sua competência;
- Atuar como demandante primário e centralizador de itens de uso compartilhado e não específico, como os de almoxarifado e mobiliário;
- Analisar e autorizar solicitações de materiais de consumo e de uso permanente;
- Realizar a emissão e o encaminhamento de relatórios para atendimento gerencial e resumo contábil mensal, balanço anual e tomada de contas do exercício;
- Elaborar e manter atualizado cadastro de bens patrimoniais em uso na universidade, realizando levantamentos periódicos, observando o estado de conservação e de manutenção e fiscalizando a utilização racional;
- Receber comunicado, por meio de ofício, dos responsáveis pelos bens, em casos de extravio, avarias e/ou mau uso, contendo relatório detalhado da causa e da situação dos itens;
- Monitorar e registrar a movimentação de bens e materiais;
- Realizar a análise, o acompanhamento e promover atos que visem à solução de casos pontuais referentes à gestão de bens móveis e de almoxarifado (com exceção de materiais bibliográficos), além de cadastro (registro) de imóveis em sistema estruturante e interno, quando aplicável;
- Indicar servidores a serem designados para as funções de gestor e/ou fiscal de contratos, no âmbito de sua competência.
Serviço de Almoxarifado – SECAL
- Realizar a fiscalização técnica de contratos de fornecimentos sob responsabilidade da Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura, no âmbito de sua competência;
- Gerenciar atas de registro de preços que tenham como objeto a aquisição de bens de consumo de uso compartilhado e não específico, como os de escritório e EPI’s;
- Executar levantamento de necessidades em relação a demandas de unidades para fins de instrução de processos de aquisição de itens de almoxarifado;
- Realizar a análise de ponto de pedido de itens de almoxarifado;
- Efetuar recebimento provisório de mercadorias recebidas nas unidades de almoxarifado, de acordo com Notas de Empenho e Notas Fiscais, podendo, quando for o caso, solicitar o exame por setores técnicos;
- Efetuar, em sistema de controle, registro de entrada de materiais adquiridos;
- Organizar, controlar armazenamento e estoque e gerenciar requisições e distribuição de itens de almoxarifado;
- Emitir Relatório de Movimentação de Almoxarifado – RMA;
- Realizar inventários gerenciais e anuais, acompanhando comissão nomeada, gerindo informações e autuando processos (de início e de ajuste);
- Organizar processos de inservibilidade de itens de almoxarifado.
Serviço de Registro Patrimonial – SRP
- Realizar a fiscalização técnica de contratos de fornecimentos sob responsabilidade da Pró-Reitoria de Administração e Infraestrutura, no âmbito de sua competência;
- Gerenciar atas de registro de preços que tenham como objeto a aquisição de bens permanentes de uso compartilhado e não específico, como ares condicionados, eletrodomésticos e mobiliário corporativo;
- Cadastrar, em sistema estruturante e interno, quando for o caso e mediante solicitação, dados de imóveis, através de informações enviadas via processo administrativo pela unidade responsável por sua legalização e avaliação;
- Cadastrar e atualizar, em sistema estruturante e interno, dados de bens móveis adquiridos, conforme informações de documentação de entrada destes;
- Realizar recebimento provisório de material permanente de acordo com Notas de Empenho e Notas Fiscais, podendo, quando for o caso, solicitar o exame por setores técnicos;
- Notificar e acompanhar os fiscais e gestores quanto à conferência técnica e ao recebimento definitivo;
- Organizar, efetuar tombamento, controlar armazenamento e estoque, gerenciar requisições e distribuição de bens (movimentação patrimonial), utilizando sistema e termos disponíveis;
- Acompanhar comissão nomeada por realizar inventário anual de bens móveis;
- Elaborar relatórios de inventário das unidades, sob pedido;
- Emitir Relatório de Movimentação de Bens – RMB;
- Orientar quanto à documentação e aos procedimentos de processos relativos a doação, comodato, cessão, incorporação e inservíveis;
- Realizar atendimento a pedidos, inclusive consulta patrimonial em geral, conforme solicitação de unidades demandantes.
Atribuições do Agente Patrimonial
É o servidor designado pela chefia titular da Unidade Administrativa ou Acadêmica, devidamente cadastrado na Divisão de Patrimônio (DP), que atuará como elemento de ligação entre a Unidade e a DP.
Características
- Competem aos agentes patrimoniais as providências administrativas para garantir o controle, a guarda e a conservação dos bens móveis permanentes integrados ao patrimônio de sua unidade;
- Cabe aos Agentes Patrimoniais conferirem a presença dos bens que estiverem sob sua responsabilidade, isto é, se realmente os bens estão fisicamente no local indicado;
- É de responsabilidade dos Agentes Patrimoniais o controle da movimentação física dos bens patrimoniais de sua unidade;
- A responsabilidade dos Agentes Patrimoniais perdura enquanto os mesmos estiverem com lotação na respectiva unidade.
Deveres dos Agentes Patrimoniais
- Certificar o recebimento dos bens patrimoniais destinados ao setor;
- Acompanhar os servidores dos órgãos de patrimônio quando da incorporação de novos bens;
- Solicitar as transferências de carga patrimonial dos bens alocados em sua unidade;
- Solicitar a movimentação física dos bens para outros setores;
- Informar a DP sobre as manutenções e reparo dos bens.
- Acompanhar possíveis cessões temporárias do bem para outro setor ou outra instituição;
- Solicitar os recolhimentos para desfazimento e baixa de bens inservíveis;
- Acompanhar os servidores dos órgãos de patrimônio quando do recolhimento de bens inservíveis;
- Informar a DP caso haja algum bem sem a devida plaqueta de identificação;
- Informar a DP casos de avaria, destruição, extravio, furtos e roubos de bens patrimoniais de sua unidade;
- Manter atualizada a relação dos bens alocados em sua unidade, seus responsáveis patrimoniais, bem como as características completas de identificação dos mesmos;
- Realizar inventários físicos orientados pela DP, os quais podem ser anuais, nas mudanças de chefia ou quando os respectivos Agentes Patrimoniais forem substituídos.
- Fazer periodicamente a conferência física dos bens de sua unidade, em especial antes de sair e após regressar de férias ou licenças, em conjunto com seu substituto eventual;
- Atender aos órgãos de controle interno e externo durante eventuais inspeções.
Recomendações Gerais
- O Agente Patrimonial deve trabalhar em parceria com a DP a fim de manter um efetivo controle dos bens patrimoniais;
- O Agente Patrimonial deve cumprir um papel de administrador do patrimônio alocado em sua unidade;
- O Agente Patrimonial deve ajudar a conscientizar os demais servidores e colaboradores, da necessidade de zelar pelos bens patrimoniais da instituição, evitando danos ou desgastes desnecessários;
- Todos os servidores, indistintamente, têm o dever de zelar pela conservação e manutenção dos bens móveis da Instituição, sujeitando-se às penalidades previstas na Lei n. 8.429/1992, na hipótese de lesão ao patrimônio público, por ação ou omissão, dolosa ou culposa.
Bases de Conhecimentos no SEI Sobre Material
- Material: Movimentação de Material Permanente
- Desfazimento de Bens
- Extravio/ Roubo/ Desaparecimento de Material
Comissão Permanente Para a Avaliação de Bens Móveis da UNILAB- CE
Base de conhecimento no SEi sobre material de doação
Documentos Anexos
Códigos Contábeis
Tutoriais
Contato
Divisão de Patrimônio – DP
E-mail: patrimonio@unilab.edu.br
Telefone: +55 (85) 3332.6224
Endereço: Unidade Acadêmica dos Palmares
Rodovia CE-060, Km 51, s/nCEP.: 62.785-000
Acarape – CE – Brasil